23.06.2014

Вы модератор по ИБ!

Не знаю, случалось ли с вами, что вас пригласили стать модератором какого-либо мероприятия по ИБ? Меня приглашали и не раз. И каждый раз сталкиваешься с одними и теми же вопросами и проблемами. Поэтому решил поделиться некоторым чеклистом о том, что должен делать модератор на мероприятия по информационной безопасности.

Для начала хотел бы описать, что такое модератор, так как роль этого человека сильно меняется в зависимости от ситуации. Мне доводилось быть в следующих:

  • Модератор только ведет мероприятие, следя за временем и представляя выступающих. Самая незавидная роль, на мой взгляд. Хотя и из нее можно извлечь определенную пользу.
  • Модератор участвует в формировании "своей" секции, готовя тему и вопросы, а также ведя мероприятие по первому сценарию.
  • Идеальным выглядит ситуация, когда модератор готовит секцию от и до, включая приглашение спикеров и другие стратегические вопросы. Эта роль достаточно редка, т.к. подразумевает очень тесные взаимоотношения с организаторами (а то и нахождение в штате организаторов). 

В зависимости от роли у вас будут разные возможности и вы будете сталкиваться с разными проблемами, основную часть из которых можно разбить на 5 блоков. Может показаться, что многие из приведенных вопросов не относятся к сфере модерирования. Возможно? Но что лучше, побеспокоиться о них самому или получить потом минус в карму модератора за то, что в зале не работал кондиционер или перед вашей секцией кто-то стащил обещанный организаторами кликер?

1. Первый этап начинается задолго до мероприятия. Обычно он присущ второй и третьей роли модератора. На этом этапе вам надо проверить

  • Наличие цели у вашей секции. Хаотическое движение во время секции тоже бывает интересным, но лучше все-таки, чтобы все спикеры "дули в одну дуду" и их доклады были посвящены одной теме.
  • Понимание целевой аудитории. Потом эту информацию придется доносить до спикеров, которые, исходя из нее, будут готовить свои незабываемые выступления.
  • Понимание общей структуры секции. Основные тезисы, закладываемые в структуру мероприятия, затем будут подкрепляться соответствующими спикерами, способными раскрыть каждый из предварительно определенных тезисов.

2. Незадолго до мероприяти начинается второй блок задач. Он может быть разнесен на несколько этапов (10-8, 6-4, 3, 2 и 1 недели до начала), на каждом из которых вы можете решать свои задачи или уточнять решение задач с предыдущего этапа.

  • Уточнение списка докладчиков. Желательно знать список докладчиков заранее, чтобы не было сюрпризов или неадекватных выступлений. Понимание списка позволит осуществить предварительный контакт с выступающими и обсудить все детали.
  • Контакты спикеров. Обычно e-mail спикеров появляется на первом этапе, при обсуждении общей канвы секции. На данном этапе необходимо достать номера мобильных телефонов докладчиков, чтобы иметь возможность проверить их (докладчиков) наличие перед началом мероприятия. А то бывают сюрпризы, когда докладчик либо опаздывает и не может об этом сообщить модератору и организаторам, либо вообще не может приехать. Был у меня как-то случай, когда я попал в ДТП во время поездки на загородный семинар. Пришлось переносить выступление на 3 часа позже (хорошо, что за городом сложно свалить).
  • Нужно ли спикеру официальное приглашение на мероприятие?
  • Обсудите со спикерами тематику и формат мероприятия, а также их роли и то, что вы от них ждете. Не забудьте им сообщить длительность их выступления.
  • Наличие в секции спонсоров условия их участия. Это очень важный момент. Часто так бывает, что вас ставят перед фактом, что в секции будет выступать спонсор. А как известно, кто девушку ужинает, тот ее и танцует :-) Спонсоры могут плевать на ваш план и тезисы и будут гнать свою рекламу. Ваша задача быть готовым к этому, чтобы либо прервать хвалебный поток себе любимому, либо ввернуть его в нужной русло. 
  • Сбор тезисов. У вас может быть какой угодно план, спикеры могут важно кивать головой и соглашаться с ним, но иметь свое мнение (особенно это присуще "непризнанным гениям" или просто самовлюбленным индивидуумам), что поставит крест на вашей затее. Такой спикер будет тянуть одеяло на себя, чем может сорвать мероприятие или сделать его малопривлекательным. Также будьте готовы к тому, что вам пришлют типовые тезисы или философский абзац "о важности процессного подхода при построении комплексной системы ИБ на современном предприятии", не вдаваясь в подробности, о чем пойдет на самом деле речь. Сейчас в качестве таких типовых тезисов часто используют "откровения Сноудена", правдивость которых никто не проверял, "санкции", с которыми докладчик не сталкивался, "импортозамещение", о котором говорит докладчик, сам использующий все зарубежное, и т.п. Никто не говорит, что это тезисы не могут быть интересными, но только когда в них действительно разбираешься, а не пытаешься подоить модную корову, даже не понимая, где у нее вымя.
  • Сбор презентаций. Даже если присланные вам тезисы шедевральны и способны даже убедить Шнайера в правоте АНБ, следящего за американцами, финальная презентация может отличаться от исходных предпосылок. В конце концов, автор мог хотеть сотворить нечто на основе своих тезисов, но не успеть и прийти на мероприятие со стандартным булшитом про тренды в области угроз, статистику уязвимостей и т.п. Почти ни разу не сталкивался (за редким исключением) с ситуациями, когда презентации присылается заранее - в лучшем случае за неделю, а то и за день до выступления. Сам такой же нарушитель (правда, при 160-190 выступлениях в год сложно что-то готовить заранее).
  • Технические вопросы организаторам. Уточните у организаторов следующие вопросы:
    • Можно ли читать со своего ноутбука? Если да, то будут ли на месте переходники, например, для Mac (я за несколько тысяч выступлений их никогда не видел)? 
    • Кто будет перещелкивать слайды? Да-да. До сих пор нередки ситуации, когда это делает специально обученный человек. Особенно на мероприятиях, где полно свадебных генералов, которые не знают с какой стороны подойти к PowerPoint и им нужен ассистент. Иногда ассистент-"кликер" - единственный вариант для перелистывания слайдов. Готовы ли спикеры к такому поворот событий?
    • Можно ли читать с планшетника? Это недурной ход для мероприятий про мобильную безопасность или BYOD. Но чтение с планшетника - это всегда лотерея - повезет или нет...
    • Какая версия PowerPoint (все-таки это стандарт де-факто) используется на презентационном ноутбуке. Я до сих пор встречаю организаторов, которые используют даже не MS Office 2010, а его более ранние версии. Это может фатально сказаться на презентации с новомодными фишками (переходы, анимация и т.п.). Единственный раз в истории я столкнулся с конференцией, где презентационные ноутбуки были от Apple (это была Yandex Another Conference, YAC). С ними тоже пришлось помучаться (я тогда еще под Виндой делал презентации).
    • Особенности зала и его геометрия. Иногда зал строится из пластиковых перегородок, что делает его малопригодным для нормального выступления; особенно с точки зрения акустики. А иногда в зале стоят колонны, загораживающие докладчика или экран или аудиторию. А иногда зал вытянут и на задних рядах не видно не только презентации, но и пола выступающего. А иногда зал вытянут вдоль и по краям вообще ничего не видно, что делается в центре (особенно если экран один). Все это лучше знать заранее, чтобы побеспокоиться, например, о большем числе микрофонов для слушателей, желающих задать вопросы, или о большем числе экранов для отображения презентаций (если возможно).
    • Будет ли печаться буклет по мероприятию? Если да, то вам понадобится ускориться в части формирования и программы, и тезисов, и получение краткой биографии от докладчиков.
  • Технические вопросы выступающим:
    • Уточните у докладчика, будет ли он выступать с презентацией? В любом случае перешлите всем докладчикам информацию от организаторов или попросите организаторов самостоятельно отправить ее (с копией вам).
    • Уточните, докладчик выступает один или в паре (такое нечасто, но бывает на мероприятиях по ИБ, когда интегратор выступает вместе с заказчиком)?
    • Нужен ли докладчику флипчарт? На больших мероприятиях обычно нет (большинству аудитории не видно, что пишут на флипчарте), но на маленьких это достаточно частое явление.
    • Напомните докладчикам про нежелательность использования нестандартных шрифтов в презентациях.
    • Нужны ли докладчикам звуковые колонки? Это редкость, но иногда бывает, когда докладчик хочет показать какое-то видео. Для многих организаторов это проблема, даже если им заранее про это сказать, а уж в сам день проведения мероприятия и подавно.
    • Предпочитаемые докладчиком микрофоны. Обычно это либо "фаллос" в руке, либо трибунная загогулина, но иногда бывают те, кто любит ходить по сцене и не держать в руках ничего лишнего. Тогда нужна либо "петлица", либо "гарнитура". Врядли организаторы расщедрятся и учтут эти потребности, но вдруг... У меня только один раз спросили этот вопрос - в компании Event Solutions перед DLP Russia.
    • Напомните докладчикам про dress code (если это необходимо).
    • Уточните должности и точные ФИО докладчиков. Иногда может потребоваться и краткая биография для помещения в буклет или на сайт мероприятия.
    • Уточните у докладчиков, все ли в их презентации является публичной информацией? Например, Group-IB регулярно свои выступления предваряет disclaimer'ами о запрете фото- и видеозаписи презентации. Такое же я встречал на выступлениях МВД.
    • Уточните у спикера (если он иногородний) вопросы его трансфера до места проведения мероприятия.
  • Подготовьте список вопросов, которые вы будете задавать докладчикам, если аудитория в зале будет скована в молчаливом нежелании задавать скучному докладчику вопросы или если какой-то из спикеров не придет и вам придется растягивать время между оставшимися участниками. Учитывая наличие предварительно полученных тезисов, а иногда и самих презентаций, вы можете составить список очень острых вопросов и только на них одних "вытянуть" скучное мероприятие.
  • Если на мероприятие предполагается регистрация, то попросите докладчиков зарегистрироваться (возможно указав им отдельную страницу для регистрации выступающих или переслав промо-код для облегченной/бесплатной регистрации).
  • Есть ли у вас резервный план на случай опоздания докладчика или нарушения им изначального плана? Может стоит такой план составить?

3. Перед самым мероприятием у вас почти нет возможности повлиять на то, что будет говориться на нем. Поэтому ваша задача следить за другими вещами:

  • Все ли спикеры на месте? Если кого-то нет, то можете ли вы экстренно заменить его собой или кем-то еще? Можете ли вы поменять докладчиков местами в программе? Не нарушится ли ваш план?
  • Уточните у организаторов возможные изменения в расписании.
  • Есть ли вода на столах? Есть ли микрофоны для спикеров и слушателей? Есть ли кликер для перещелкивания презентаций? Есть ли переходники для тех, кто будет читать со своего ноутбука?
  • Если у вас кто-то из докладчиков выступает в паре, то побеспокойтесь о двух микрофонах или заранее предупредите докладчиков, что говорить они будут по очереди.
  • Если на секции у вас будут иностранные спикеры, то уточните у организаторов, как будет осуществляться перевод (синхронный или нет) и где взять наушники для него? Если для получения наушников нужно выполнить ряд действий, то пусть об этом объявят ДО начала вашего заседания (и лучше существенно до), чтобы вы не тратили время докладчиков на ожидание стоящих в очереди за "ушами" слушателей. Кстати, членов президиума тоже стоит оснастить наушниками, так как часто либо они, либо им задают вопросы на иностранной мове и случается конфуз, когда член президиума хлопает глазами, силясь понять, о чем его спрашивает иностранец, считающий, что в России все говорят по английски :-)
  • Проверьте, что презентации с ноутбука нормально отображаются. Если кому-то нужно отображение видео или звука, то лучше этот вопрос обсудить не во время выступления.
  • Запишите экстренный контакт с организаторами на случай каких-либо проблем.
  • Есть ли у вас список докладчиков с указанием их регалий или интересных фактов, с ними связанных (если надо), и названий их выступлений?
  • Готовы ли таблички с именами докладчиков (при необходимости)?
  • Если какие-то докладчики не прислали вам презентации заранее, то самое время их получить от них на флешке (есть ли у вас пустая флешка) или попросить их прибыть заранее, чтобы успеть переписать презентации. Кстати, о флешках. Нередко на приносимых флешках либо есть вирусы, либо стоит специальный софт, вытягивающий кучу информации с компьютера, в который она вставлена. Потом вас же могут привести в пример (разумеется, неудачный) "ИБ-разводки".
  • Работает ли кондиционер?
  • Уточните у организаторов, будет ли вестись запись выступлений (на видео и, особенно аудио). От этого зависит, надо ли вам всегда будет пользоваться микрофоном или можно в отдельных случаях обойтись без него. Я лично не люблю микрофоны - при моем голосе и нормальной акустике меня слышно в залах до 200-х человек, но если идет синхронный перевод или просто запись выступлений, то микрофон просто обязателен.
  • Проверьте на презентационном компьютере наличие антивируса (чтобы у него не было просроченной даты, которая приводит к выскакиванию на экране предупреждения о недействительности ПО в самый разгар выступления), скринсейверов (которые могут заблокировать экран) и других аналогичных приложений-сюрпризов. Меня лично раздражает, когда антивирус на презентационном ноутбуке ругается, что он устарел. На ИБ-мероприятиях это как-то странно выглядит. А еще у меня на личном компе стоит софт, который каждые 45 минут гасит экран с предваряющей надписью, что мне надо отдохнуть 5 минут. Во время презентации это тоже может мешать.


4. В процессе мероприятия чеклист не сильно помогает, но запомнить ключевые вопросы стоит:
  • Представьтесь!
  • Задайте тон всего мероприятия, указав чему оно посвящено и есть ли у мероприятия какая-либо цель? Лучше сразу расставить все точки над i, чтобы слушатели понимали, что они получат на вашей секции.
  • Попросите слушателей отключить звук на их мобильных телефонах.
  • Не забудьте представлять докладчиков перед их выступлением и благодарить после.
  • Если в докладе приводится непубличная информация (вам про это на 3-м этапе должны были сказать), то сообщите об этом слушателям и попросите их отключить фото- и видеоаппаратуру.
  • Сразу оговорите правила игры - сколько времени выделяется на доклад и секцию вопросов и ответов. В какой момент можно будет задавать вопросы (во время доклада, после него, в конце всей секции)? Где находятся микрофоны для слушателей? Принимаете ли вы записки с вопросами? Сообщите слушателям, где можно будет получить презентации и (или) контакты докладчиков.
  • Если организаторы предоставляют Wi-Fi, то сообщите об этом радостном событии слушателям (или не сообщайте, если не хотите, чтобы они торчали во время выступлений на Facebook).
  • Если вы получили вопрос из зала на бумажке или вопрошавший задает его очень тихо, то повторите вопрос, чтобы его услышали все.
  • Не позволяйте кому-то одному (слушателю или спикеру) монополизировать секцию вопросов и ответов. Хорошо когда кто-то может задать много вопросов или давать ответы на любой вопрос, но лучше дать слово всем. 
  • Если после вашей секции будет кофе-брейк, обед или просто перерыв, то расскажите участникам мероприятия, где они будут проходить и что можно делать в свободное время (посетить выставку при мероприятии, пообщаться с докладчиками, которые могут покинуть вашу секцию сразу после ее окончания и т.п.).
  • Если вы ждете от слушателей какой-то реакции, то лучше это озвучить либо до начала (например, по поводу анкет), либо сразу после всех выступлений.
  • Следите за временем и жестко пресекайте желающих съесть чужое время. Это бывает сложно, особенно в отношении спонсоров, регуляторов и свадебных генералов (высокопоставленных спикеров, которых приглашают из-за имени, а не того, что они могут рассказать).
  • Следите за рекламой - ее пресекать надо еще жестче, чем нарушителей временного регламента.
  • Пресекайте пикировки и конфликты в зале (между спикерами, между слушателями, между обеими сторонами).
  • Не забудьте подвести итоги!


5. Время после мероприятия не такое уж и бесполезное - оно позволяет выправить какие-то ляпы во время мероприятия или закрепить полученный успех.

  • Заберите у докладчиков презентации и уточните, можно ли их выкладывать для слушателей? Если да, то в каком формате - PPT или нужна конвертация в PDF?
  • Поблагодарите всех участников после мероприятия отдельным письмом.
  • Проконтролируйте выкладывание материалов на сайт организаторов мероприятия.
  • Спросите у докладчиков, что им понравилось, а что нет. Тоже самое сделайте с организаторами и слушателями. Извлеките уроки. 

ЗЫ. Поговорите с организаторами, чтобы они следили за тем, чтобы на первом ряду перед выступающими и президиумом не сажали слушательниц в коротких юбках. Такое, конечно, редкость в нашей профессии, но бывает. Короткая юбка может отвлекать неопытного докладчика от темы своего выступления, которое будет скомканным и незапоминающимся (в отличие от глубины разреза).

ЗЗЫ. И самое главное. С какими бы идиотами вам не приходилось общаться, помните, что вы модератор, а значит должны уметь сдерживать свои порывы. Не всегда, правда, это получается, но попытаться стоит. Спорить - себе дороже. Если человек, который, так уж не повезло, попал к вам в секцию и убрать его не удается, не мешайте ему - пусть позорится сам.

8 коммент.:

ZZubra комментирует...

Осталось только оформить проект "Модерация ИБ-мероприятий" по PMBoK ))))

doom комментирует...

С переключением слайдов та еще засада - если оказывается, что нет перезентера, а твоя презентация со всякими сложными эффектами, то это становится проблемой.

Но минус в том, что заранее о такой засаде не узнаешь...

Ну и я бы все-таки оставил право докладчику решать когда и в какой форме ему удобно отвечать на вопросы.

Алексей Лукацкий комментирует...

doom: О переключении слайдов всегда известно заранее.

doom комментирует...

Ну вот кому как везет...
Я могу очень мало мероприятий припомнить, где подобные вопросы оговаривались заранее.

Можно, конечно, для подстраховки иметь либо свой презентер, либо хотя бы беспроводную мышку.

Алексей Лукацкий комментирует...

Ну так это задача модератора или организаторов

SK комментирует...

Тема раскрыта. Пойду передам ссылку нашим организаторам форумов...

Aleksei Goldbergs комментирует...

В блок №3 я бы ещё добавил пункт: Уточнить у организаторов мероприятия формат презентаций - 4:3 или 16:9 - и сообщить об этом докладчикам. Ибо 4:3, которые демонстрируются на экране 16:9, выглядят ущербно.

Алексей Лукацкий комментирует...

Да, согласен